5 Tips Berkomunikasi dengan Dosen Lewat E-mail dan SMS

Teknologi membuat seseorang bisa menjalinkomunikasi dengan mudah. Jika dulu mereka harus bertemu satu sama lain atauberkirim surat untuk menyampaikan maksud tertentu, kini hal itu dapat dilakukanvia ponsel dengan media telepon, SMS, email dan aplikasi chatting. Misalnya, antara mahasiswa dan dosen. Mahasiswa tidakperlu menjumpai dosen secara langsung apabila hendak menanyakan sesuatu ataumembuat janji. Cukup menghubungi beliau melalui media-media yang telahdisebutkan tadi.

Tapi, selayaknya berbicara secara langsung, ketika mengontak dosen via media elektronik, Anda tetap harus memperhatikan norma-norma yang ada. Sebab, belakangan ini banyak dosen yang resah dengan kelakuan mahasiswa nan dipandang kurang beretika dalam mengirim pesan. Keluhan-keluhan tersebut bahkan mendorong beberapa universitas ternama di Indonesia untuk mengeluarkan peraturan mengenai tata cara berkomunikasi yang baik antara mahasiswa dengan dosen melalui perangkat elektronik.

Gap yang cukup besar antara dosen dan mahasiswa dalam memandang etika berkomunikasi disebut-sebut sebagai alasan terjadinya kesenjangan komunikasi. Para dosen yang umumnya telah berusia 50 tahun mempunyai standar yang berbeda dalam menilai etika berkomunikasi dengan mahasiswa nan merupakan Generasi Milenial (lahir antara 1980-2000an). Sesuatu yang dianggap tidak sopan oleh dosen, kerap kali dipandang biasa saja oleh mahasiswa.

Nah, supaya hal itu tidak terjadi, mahasiswa harus memperhatikan tips-tips berkomunikasi dengan dosen via SMS dan email berikut:

1. Tahu Waktu

Tidak sedikit dosen yang mengeluh karena memperoleh pesan, bahkan telepon dari mahasiswa di jam-jam tidur. Selain tidak manusiawi karena menyita waktu istirahat mereka, perbuatan tersebut juga tidak beretika.

Menghubungi siapapun tidak pantas dilakukan saat tengah malam, kecuali bila keadaannya sangat darurat. Sebaiknya, pilih waktu yang tepat untuk mengirim pesan kepada dosen, misal di jam kerja ketika beliau masih ada di kampus.

2. Cantumkan Identitas

Kita tentu tahu bahwa setiap harinya dosen menghadapi puluhan bahkan ratusan mahasiswa. Itu membuat mereka terkadang tidak menyimpan kontak anak didiknya satu per satu karena terlalu merepotkan. Jadi, bila hendak menghubungi beliau, pastikan Anda menyebutkan identitas di setiap awal percakapan.

Misal, “Nama saya Kirana, mahasiswi jurusan Desain Komunikasi Visual angkatan 2016..”. Jika pesan mencantumkan identitas serta maksud yang jelas, kemungkinan untuk dibalas oleh dosen sangatlah besar.

3. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar

Bagi mahasiswa, tulisan alay mungkin terlihat lucu dan menarik. Namun, bagi dosen justru sebaliknya. Perbedaan generasi membuat mereka membutuhkan waktu guna mencerna tulisan ‘aneh’ itu.

Tulisan alay juga memberi kesan tidak adanya rasa hormat mahasiswa kepada dosen. Sebab, tulisan tersebut bersifat informal, tidak layak disampaikan ketika berkomunikasi dengan dosen.

Jadi, supaya beliau dapat menerima pesan dengan baik, dihimbau kepada seluruh mahasiswa untuk menggunakan bahasa yang mudah dipahami saat berkirim email. Hindari menyingkat kata per kata, seperti “yg”, “ak”, “kpn” dan lain-lain.

4. Tulis Pesan dengan Jelas

Pesan yang hendak dikirimkan sebaiknya singkat dan jelas, tanpa mengabaikan tingkat kesopanan. Misal, Anda membutuhkan materi kuliah untuk belajar. Ucapkan permintaan tersebut dengan jelas, tidak berbelit-belit, contohnya: “Bu, saya Fitria Maharani dari kelas 2B ingin meminta materi kuliah untuk belajar. Bisa tolong dikirimkan via email?”.

5. Ucapkan Salam dan Terima Kasih

Selalu awali pesan dengan salam atau sapaan. Misal, “Assalamu’alaikum” apabila sama-sama muslim, “Selamat pagi Bapak/Ibu” dan sebagainya. Kemudian, akhiri pesan dengan ucapan terima kasih atau salam penutup. Anda juga bisa menambahkan ucapan maaf.

Permintaan maaf tidak hanya diucapkan ketika mahasiswa melakukan kesalahan, namun dimaksudkan sebagai bentuk sopan santun dan kerendahan hati mereka. Contoh, ucapan maaf karena telah mengganggu waktu dosen.

Dosen adalah orang yang memiliki derajat “lebih tinggi” dari mahasiswa di kampus. Sehingga, sebagai mahasiswa, sudah seharusnya Anda memperhatikan etika saat berkomunikasi dengan beliau, baik secara langsung maupun melalui media elektronik.

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.